Festpreis oder agil: was bei E-Commerce-Projekten wirklich schützt

Wer ein Haus baut, kennt die Entscheidung: Generalunternehmer zum Fixpreis oder Handwerker in Regie. Der Fixpreis nimmt Ihnen das Risiko ab, dass der Keller feucht und der Estrich teurer wird; dafür zahlen Sie einen Aufschlag, und jede Änderung am Plan wird zum Nachtrag. In Regie zahlen Sie, was tatsächlich gearbeitet wurde; dafür stehen Sie jeden zweiten Tag auf der Baustelle und entscheiden. Bei Shop-Projekten ist es dieselbe Wahl, mit einem Unterschied: Beim Haus liegt ein Bauplan vor, den beide Seiten lesen können. Bei einem Shop-Projekt mit sieben angebundenen Systemen kennt am Tag der Unterschrift niemand den vollständigen Umfang, auch der Anbieter nicht. Dieser Text erklärt, was das für den Festpreis bedeutet, was Abrechnung nach Aufwand von Ihnen verlangt und welches Modell in unseren Projekten tatsächlich geschützt hat.

Warum ist ein Festpreis immer teurer als derselbe Umfang nach Aufwand?

Weil der Anbieter ein Risiko übernimmt, das er nicht sehen kann, und Risiko hat einen Preis. Das ist kein Trick, sondern Kalkulation, und ein seriöser Anbieter kann Ihnen die Bestandteile aufschlüsseln.

Erstens die Risikoprämie. Bei einer Migration mit ERP, PIM, Zahlungsanbieter und Marktplatz-Anbindung gibt es Aufgaben, die vier Tage dauern können oder vierzehn, je nachdem, was die Schnittstelle des Altsystems tatsächlich liefert. Wer dafür einen Festpreis nennt, muss den schlechten Fall einpreisen, sonst zahlt er das Projekt am Ende selbst. Zweitens der Puffer für das Unbekannte. Jede Leistungsbeschreibung hat Lücken, und die Erfahrung sagt, dass sie beim Kunden liegen werden: eine Steuerregel, die niemand erwähnt hat, ein Kundensegment mit eigener Preislogik, ein Export, den die Buchhaltung seit Jahren manuell nachbearbeitet. Drittens der Aufwand für die Absicherung selbst. Ein Festpreis braucht eine wasserdichte Leistungsbeschreibung, ein Änderungsverfahren und jemanden, der jede Abweichung dokumentiert und verhandelt. Diese Stunden stehen in keinem Angebot als eigene Position, aber sie sind drin.

Die Größenordnung: Ein realistisch kalkulierter Festpreis liegt für denselben Umfang 20 bis 40 % über der Summe, die nach Aufwand angefallen wäre, wenn nichts Unerwartetes passiert. Wo in dieser Spanne ein Projekt landet, hängt von seiner Größe und von der Unsicherheit der Schätzung ab: Ein Shop mit einer ERP-Schnittstelle und bekanntem Sortiment liegt am unteren Rand, eine Migration mit sieben Systemen und Sonderfällen, die noch niemand aufgeschrieben hat, am oberen. Das ist fair. Sie kaufen eine Versicherung, und Versicherungen kosten Prämie. Unfair wird es erst, wenn der Anbieter die Prämie kassiert und das Risiko trotzdem bei Ihnen landet. Und genau das passiert bei den meisten Festpreisprojekten, die wir in der Nachbetrachtung gesehen haben, auf beiden Seiten des Tisches.

Wo schützt der Festpreis wirklich, und wo nur scheinbar?

Er schützt dort, wo der Umfang vollständig beschrieben ist und sich während des Projekts nicht ändert. Er schützt nicht dort, wo die Beschreibung Lücken hat, und bei Shop-Projekten hat sie immer Lücken.

Der Mechanismus ist immer derselbe. Der Festpreis bezieht sich auf die Leistungsbeschreibung, nicht auf Ihr Ziel. Alles, was Ihr Geschäft braucht und in der Beschreibung fehlt, ist ein Change Request. Der Anbieter hat dabei keine böse Absicht; er hat einen Vertrag, der ihn zwingt, jede Abweichung zu bepreisen, weil er sonst draufzahlt. Ab diesem Punkt arbeiten beide Seiten nicht mehr am Shop, sondern am Vertrag. Das Muster gescheiterter Festpreisprojekte ist immer dasselbe: Das Budget wird nicht in Meilensteinen verbraucht, sondern in Nachträgen, bis die Summe der Change Requests das ursprüngliche Angebot übersteigt. Wie ein solches Projekt im zweiten Anlauf aufgesetzt wird, steht in Shop-Projekt gescheitert. Wenn das passiert, war das Angebot falsch, nicht Ihr Anforderungskatalog. Der Festpreis stand auf dem Papier und hat in der Realität nichts geschützt.

Es gibt einen zweiten, leiseren Effekt. Wenn der Festpreis unter Druck gerät, wird die Qualität zur Verhandlungsmasse. Der Anbieter erfüllt den Vertrag mit dem geringsten Aufwand, der noch als Erfüllung durchgeht: Die Schnittstelle funktioniert für den Testfall, nicht für den Sonderfall. Das Frontend ist fertig, die Buchhaltungsschnittstelle wird „nachgezogen”. Sie merken es nicht bei der Abnahme, sondern im dritten Monat nach dem Go-Live. Ein Festpreis richtet die Anreize des Anbieters auf Vertragserfüllung aus. Was Sie brauchen, ist ein Anbieter, dessen Anreize auf Ihr Ergebnis ausgerichtet sind.

Was verlangt Abrechnung nach Aufwand von Ihnen?

Führung. Wer nach Aufwand beauftragt, kauft keine Lieferung, sondern Kapazität, und Kapazität muss gesteuert werden. Das ist der Preis dieses Modells, und er wird in Angeboten selten ausgesprochen.

Konkret heißt das: Sie oder eine Person mit Ihrem Mandat entscheiden laufend über Prioritäten. Was wird zuerst gebaut, was fällt weg, was wird vereinfacht, weil der Aufwand den Nutzen übersteigt. Sie sehen jede Woche, wohin die Stunden gegangen sind, und Sie greifen ein, wenn eine Richtung nicht stimmt. Das ist partnerschaftlich, aber nicht bequem. Ein Kunde, der nach Aufwand beauftragt und sich dann sechs Monate nicht meldet, bekommt am Ende genau das, was ein Festpreiskunde bekommt: ein Ergebnis, das er nicht bestellt hat, nur ohne Vertrag, auf den er zeigen kann.

Dafür bekommen Sie drei Dinge, die kein Festpreis liefern kann. Erstens Transparenz: Sie zahlen, was gearbeitet wurde, und sehen es. Kein Risikoaufschlag, kein Verhandlungspuffer, keine Stunden für die Verwaltung des Vertrags. Zweitens Beweglichkeit: Wenn im dritten Monat klar wird, dass der Vertrieb eine andere Preislogik braucht als angenommen, ist das eine Prioritätsentscheidung von zehn Minuten, kein Nachtrag mit drei Wochen Verhandlung. Drittens, und das ist der eigentliche Punkt: eine Beziehung, die mit der Zeit besser wird. Nach Aufwand zu arbeiten, funktioniert im ersten Monat über Kontrolle und ab dem sechsten über Vertrauen. Der Anbieter kennt Ihr Geschäft, Sie kennen seine Zahlen, und beide Seiten haben gesehen, dass der andere hält, was er sagt. Ein Festpreisprojekt endet mit der Abnahme. Eine Zusammenarbeit nach Aufwand ist im Zielzustand, wenn der Shop live ist, und läuft weiter.

Das Modell passt nicht zu jedem Unternehmen. Wenn bei Ihnen niemand die Zeit oder das Mandat hat, wöchentlich zu entscheiden, wenn der Einkauf eine Summe braucht, bevor er unterschreiben darf, oder wenn Sie den Anbieter zum ersten Mal sehen: Dann ist der reine Aufwand für Sie das falsche Modell, und ein Anbieter, der es Ihnen trotzdem empfiehlt, denkt an seinen Umsatz, nicht an Ihr Risiko.

Warum erhöht Ihr Einkauf den Preis?

Weil jeder Anbieter weiß, dass der Einkauf verhandeln muss, und das Ergebnis vorwegnimmt. Das Prozente-Spiel ist die teuerste Gewohnheit im Projekteinkauf, und es kostet beide Seiten.

Der Ablauf ist in vielen Unternehmen Routine. Der Einkauf hat die Vorgabe oder das Selbstverständnis, ein Angebot um einen bestimmten Anteil zu drücken; wer 15 % herausholt, hat einen guten Job gemacht. Jeder Anbieter, der das zweite Mal mit einem Konzern verhandelt, kennt das und schlägt die 15 % vorher auf. Der Einkauf verhandelt sie herunter, alle sind zufrieden, und der Preis ist derselbe wie ohne das Spiel, nur dass beide Seiten eine Woche damit verbracht haben und der Anbieter gelernt hat, dass die erste Zahl nie stimmen darf. Schlimmer wird es, wenn ein ehrlicher Anbieter ohne Aufschlag anbietet: Er wird um 15 % gedrückt, unterschreibt, weil er das Projekt will, und holt die Differenz über Nachträge oder Qualität zurück. Der Einkauf hat gespart, das Projekt hat gezahlt.

Der Ausweg ist nicht, auf Verhandlung zu verzichten, sondern das Richtige zu verhandeln. Verhandeln Sie die Seniorität des Teams, die Reaktionszeiten, die Abnahmekriterien und die Ausstiegspunkte, nicht die Endsumme eines Angebots, dessen Umfang niemand kennt. Verlangen Sie eine offene Kalkulation: Welche Positionen, welcher Aufwand, welche Annahmen, welcher Risikopuffer. Ein Anbieter, der das offenlegt, hat nichts aufgeschlagen, was er verstecken müsste. Und geben Sie dem Einkauf eine andere Kennzahl als den Rabatt: Kosten pro abgenommenem Prozess, Termintreue, Nachtragsquote. Dann wird ein guter Job daran gemessen, was das Projekt gekostet hat, nicht daran, was am Angebot gestrichen wurde.

Dasselbe gilt für die zweite Lieblingskennzahl des Einkaufs, den Stundensatz. Anbieter über den Stundensatz zu vergleichen ist eine Milchmädchenrechnung, weil der Stundensatz nur eine Hälfte des Preises ist; die andere Hälfte ist, wie viele Stunden es braucht und was am Ende funktioniert. Ein Rechenbeispiel: Ein Team zu 90 € pro Stunde, das für eine ERP-Anbindung 400 Stunden braucht, drei Abstimmungsrunden pro Entscheidung und einen Projektleiter, der die Entwickler übersetzt, kostet mehr als zwei Senior-Entwickler zu 150 €, die dieselbe Anbindung in 180 Stunden bauen und direkt mit Ihrer IT sprechen. Und das ist nur der Projektpreis; der Unterschied in der Qualität zeigt sich erst im Betrieb, wenn die billige Schnittstelle bei jedem Sonderfall Support braucht. Was Sie einkaufen, ist Output pro Euro, nicht Stunden pro Euro. Fragen Sie deshalb nicht nach dem Satz, sondern danach, wer konkret arbeitet, wie viele Stunden Overhead im Angebot stecken und was in vergleichbaren Projekten am Ende tatsächlich angefallen ist.

Welches Modell schützt dann wirklich?

Aus unserer Sicht klar das stundenbasierte Modell, mit zwei Ergänzungen: einem Festpreis für die eine Phase, deren Umfang bekannt ist, und Abnahmekriterien, die Klarheit schaffen, ohne dass jemand dafür den schlechtesten Fall einpreisen muss. Wir haben auf Konzernseite Festpreisprojekte eingekauft und als Anbieter beide Modelle gelebt; das stundenbasierte Modell ist das einzige, in dem die Anreize beider Seiten auf dasselbe Ergebnis zeigen.

Am Anfang steht ein Architektur-Review zum Festpreis: ein bis drei Wochen, in denen wir Ihre Systemlandschaft, Datenflüsse und Sonderfälle aufnehmen. Der Umfang dieser Phase ist bekannt, also kann sie einen Festpreis haben. Das Ergebnis ist ein Dokument, das Sie auch einem anderen Anbieter geben könnten, und es ist die Grundlage für alles, was danach kalkuliert wird. Ein Anbieter, der ohne diese Phase einen Festpreis für die Umsetzung nennt, rät; er nimmt Ihre Prämie und kann sein Risiko trotzdem nicht bewerten.

Die Umsetzung läuft iterativ nach Aufwand, aber nicht ungesteuert: mit einem Budgetrahmen aus dem Review, mit Ausstiegspunkten an jedem Meilenstein und mit schriftlichen Abnahmekriterien pro Prozess. Ein Kriterium ist ein Satz, der mit Ja oder Nein beantwortet wird: Eine Bestellung mit zwei Positionen aus zwei Lagerstellen erzeugt genau einen Lieferschein und eine korrekte Bestandsbuchung in beiden Lagern. Solche Sätze sind der Vertrag. Sie leisten, was der Festpreis verspricht, nämlich Klarheit darüber, was fertig heißt, und sie kosten keine Prämie. Die schwierigen Prozesse kommen zuerst, damit das Budgetrisiko im zweiten Monat sichtbar ist und nicht im zehnten; das ist die Stelle, an der Abrechnung nach Aufwand den Festpreis schlägt, weil Sie eingreifen können, solange es noch billig ist. Was ein Projekt insgesamt kostet und welche Blöcke dahinterstehen, steht in Shopware 6 vor dem Vorstand.

Der Betrieb nach dem Go-Live läuft nach Aufwand, ohne Retainer. Sie zahlen, was gebraucht wird, und Sie sehen es. In dieser Phase zeigt sich, warum das Modell auf Vertrauen hinausläuft: Nach einem Jahr Zusammenarbeit braucht niemand mehr einen Vertrag, der jede Stunde absichert, weil beide Seiten die Zahlen kennen.

Für Unternehmen, deren Einkauf eine Obergrenze braucht, gibt es den Mittelweg, den die Branche agilen Festpreis nennt: Budgetdeckel und Zieltermin sind fix, der Umfang wird innerhalb dieses Rahmens gemeinsam priorisiert, und was am Ende nicht mehr hineinpasst, wird bewusst gestrichen statt heimlich verschlechtert. Das funktioniert nur, wenn die Priorisierung wirklich bei Ihnen liegt und der Anbieter offenlegt, was der Deckel enthält. Dann ist es der Festpreis, der hält: nicht weil er das Risiko wegzaubert, sondern weil er es an die Stelle legt, an der es entschieden werden kann.

Wenn Sie ein Festpreisangebot auf dem Tisch haben und nicht wissen, was drinsteckt: Genau das ist die Frage, die sich in einer Sondierung von 60 Minuten klären lässt, direkt mit einem Gründer und kostenfrei. Sie schildern Vorhaben und Systemlandschaft, wir sagen Ihnen, welches Vertragsmodell wir an Ihrer Stelle wählen würden und welche Fragen Sie dem Anbieter stellen sollten. Danach bekommen Sie unsere Einschätzung schriftlich.